🎭 El organizador que olvidó un detalle clave y casi arruina el evento
Laura tenía experiencia organizando eventos, pero un día cometió un error que pudo costarle su reputación.
📉 En una boda, olvidó coordinar el transporte de los invitados.
El evento era en una finca a las afueras de la ciudad, y cuando los asistentes llegaron al punto de encuentro, no había autobuses esperándolos.
📌 Resultado:
❌ Novios estresados.
❌ Invitados llegando tarde y molestos.
❌ Un evento que pudo ser perfecto, pero terminó con quejas..
Ese día, Laura entendió que no importa cuánta experiencia tengas, sin una checklist bien estructurada, siempre habrá riesgos.
💡 Un organizador de eventos exitoso no deja nada al azar, usa una checklist para asegurarse de que todo esté bajo control.
Aquí te mostraré la checklist definitiva para que tu evento salga perfecto y sin imprevistos.
🔥 Paso 1: Checklist de planificación inicial
📌 Objetivo: Definir los aspectos clave del evento desde el principio.
✅ Definir el propósito del evento:
✔ ¿Es una boda, evento corporativo, fiesta privada, conferencia?
✔ ¿Qué experiencia quiere vivir el cliente y los asistentes?
✅ Establecer presupuesto y fecha:
✔ ¿Cuánto está dispuesto a gastar el cliente?
✔ ¿Se requiere un pago inicial para reservar servicios?
✔ ¿La fecha está confirmada y es viable para proveedores?
✅ Seleccionar el lugar y revisar disponibilidad:
✔ ¿Tiene la capacidad adecuada para el número de invitados?
✔ ¿Cuenta con estacionamiento, acceso para personas con movilidad reducida y baños suficientes?
✔ ¿Se necesita permisos especiales o seguros?
📌 Tip: Usa SEVEM para registrar toda esta información y evitar perder detalles clave.
📖 Referencia: Forbes – Cómo definir objetivos y presupuesto para eventos exitosos
✅ Paso 2: Checklist de proveedores y logística
📌 Objetivo: Asegurar que todos los proveedores estén confirmados y coordinados.
✅ Confirmar y contratar proveedores clave:
✔ Catering (menú, servicio, bebidas).
✔ Fotografía y video.
✔ Decoración y mobiliario.
✔ Música (DJ o banda en vivo).
✔ Transporte para invitados si es necesario.
✅ Coordinar tiempos de entrega y montaje:
✔ ¿A qué hora deben llegar los proveedores al lugar del evento?
✔ ¿Cuánto tiempo se necesita para la instalación y pruebas técnicas?
✔ ¿Se han hecho pruebas de sonido e iluminación?
✅ Confirmar la disponibilidad de materiales y equipos:
✔ ¿Hay suficiente mobiliario (mesas, sillas, carpas, escenario)?
✔ ¿Se cuenta con generadores eléctricos de respaldo?
✔ ¿El equipo audiovisual está en perfecto estado?
📌 Tip: Usa SEVEM para programar recordatorios de confirmación con cada proveedor y asegurarte de que todo esté listo antes del evento.
📖 Referencia: Eventbrite – Cómo coordinar proveedores de manera eficiente
✅ Paso 3: Checklist de invitados y logística de asistencia
📌 Objetivo: Garantizar que los invitados tengan una experiencia fluida y sin complicaciones.
✅ Confirmar lista de invitados y accesos:
✔ ¿Se enviaron invitaciones y se confirmó la asistencia?
✔ ¿Se tiene una lista con los nombres de los invitados?
✔ ¿Se estableció un sistema de check-in en la entrada del evento?
✅ Coordinación de transporte y accesos:
✔ ¿Los invitados saben cómo llegar y tienen información sobre estacionamiento?
✔ ¿Hay transporte disponible si el lugar es lejano?
✔ ¿Se cuenta con seguridad o staff para guiar a los asistentes?
✅ Atención especial a invitados VIP o con necesidades específicas:
✔ ¿Se han considerado opciones para personas con movilidad reducida?
✔ ¿Se tienen menús especiales para personas con restricciones alimentarias?
📌 Tip: Usa SEVEM para gestionar la lista de invitados y enviar recordatorios automáticos antes del evento.
📖 Referencia: BizBash – Cómo mejorar la experiencia de los asistentes en eventos
✅ Paso 4: Checklist del día del evento
📌 Objetivo: Asegurar que todo esté funcionando según lo planeado.
✅ Revisar montaje y decoración:
✔ ¿El lugar está listo con la decoración y mobiliario correcto?
✔ ¿Se hicieron pruebas de iluminación y sonido?
✔ ¿Se revisó que el espacio esté limpio y ordenado?
✅ Confirmar la llegada de proveedores:
✔ ¿El catering está listo y la comida se sirve a la temperatura adecuada?
✔ ¿El fotógrafo y el equipo audiovisual están preparados?
✔ ¿El equipo de música y animación está instalado y funcionando?
✅ Prueba de protocolo y tiempos:
✔ ¿Se tiene un plan de contingencia en caso de imprevistos?
✔ ¿El equipo de trabajo conoce su rol y responsabilidades?
✔ ¿Se hizo un recorrido final para verificar que todo está en orden?
📌 Tip: Usa SEVEM para registrar cada tarea del evento y recibir alertas en tiempo real si algo no está cumpliéndose según lo planificado.
📖 Referencia: Harvard Business Review – Cómo reducir errores en la ejecución de eventos
✅ Paso 5: Checklist post-evento (Evaluación y seguimiento)
📌 Objetivo: Aprender de cada evento para mejorar en el futuro.
✅ Recopilar retroalimentación:
✔ ¿Los clientes quedaron satisfechos con el evento?
✔ ¿Hubo algún problema o área de mejora?
✔ ¿Se pueden recoger testimonios y fotos para promoción futura?
✅ Revisión de proveedores:
✔ ¿Cumplieron con lo acordado?
✔ ¿Vale la pena seguir trabajando con ellos en el futuro?
✅ Balance financiero:
✔ ¿Se cumplió con el presupuesto?
✔ ¿Se generaron más ingresos de lo esperado o hubo gastos extra?
📌 Tip: Usa SEVEM para enviar encuestas de satisfacción y obtener testimonios de clientes para futuras recomendaciones.
📖 Referencia: Forbes – Cómo medir el éxito de un evento
📊 Resultados de Laura después de implementar su checklist
📌 Antes:
❌ Se olvidaban detalles importantes que generaban estrés y quejas.
❌ No tenía un proceso estructurado para manejar invitados y proveedores.
❌ Su equipo no siempre sabía qué hacer en cada momento.
📌 Después:
✅ Redujo un 90% los errores al implementar checklists digitales.
✅ Logró eventos más organizados y fluidos con menos estrés.
✅ Mejoró la satisfacción del cliente y aumentó recomendaciones.
🔥 Conclusión: Planificar bien no solo significa tener todo listo, sino asegurarte de que cada detalle esté bajo control con una checklist bien estructurada.
🔹 Con SEVEM puedes:
✔ Crear y compartir checklists digitales con todo tu equipo.
✔ Automatizar confirmaciones con clientes y proveedores.
✔ Hacer seguimiento en tiempo real para evitar imprevistos.
🚀 ¿Listo para organizar eventos perfectos sin olvidar ningún detalle? Usa SEVEM y ten todo bajo control
