🎭 El evento que casi fue un desastre
Carolina era una organizadora de eventos con una excelente reputación. Pero un día, durante una boda, el catering llegó tarde, el DJ no tenía la lista de canciones correctas y el fotógrafo confundió la hora del evento.
📉 Los novios estaban estresados, los invitados molestos y su equipo en pánico.
Ese día, Carolina aprendió que los pequeños errores pueden convertirse en grandes problemas si no se gestionan correctamente.
💡 La clave no está solo en planificar, sino en prever posibles fallos y tener soluciones listas.
Aquí te mostraré los errores más comunes en la planificación de eventos y cómo evitarlos.
Error #1: No definir objetivos claros desde el principio
Ejemplo de error:
❌ «Quiero un evento bonito y bien organizado.» (Demasiado general).
Ejemplo de planificación con objetivos claros:
✅ «Queremos que los invitados se sientan cómodos, el evento sea dinámico y todo el servicio fluya sin retrasos.»
🎯 Cómo evitarlo:
✔ Antes de empezar a organizar, define con el cliente:
✅ ¿Cuál es el propósito del evento?
✅ ¿Cuántos invitados habrá?
✅ ¿Qué experiencia quiere que tengan los asistentes?
📌 Tip: Usa SEVEM para registrar todos los detalles clave en una ficha de cliente y asegurarte de que todo el equipo los tenga claros.
📖 Referencia: Forbes – Cómo definir objetivos estratégicos en eventos
Error #2: No tener un plan B para imprevistos
Ejemplo de error:
❌ El evento es al aire libre y no se tiene un plan en caso de lluvia.
Ejemplo de solución efectiva:
✅ Reserva una carpa o un salón alternativo y establece un protocolo en caso de mal clima.
🎯 Cómo evitarlo:
✔ Identifica los posibles problemas que pueden surgir (clima, retrasos, fallos técnicos).
✔ Crea un plan de acción para cada escenario.
✔ Ten contactos de respaldo para proveedores clave.
📌 Tip: Usa SEVEM para crear listas de emergencia con proveedores alternativos.
📖 Referencia: Harvard Business Review – Cómo manejar crisis en eventos
Error #3: No confirmar a los proveedores con anticipación
Ejemplo de error:
❌ Asumir que el catering y el DJ llegarán sin problemas sin confirmación previa.
Ejemplo de planificación correcta:
✅ Llamar a cada proveedor una semana antes y el día anterior para confirmar horario y requisitos.
🎯 Cómo evitarlo:
✔ Ten una lista con los datos de contacto de todos los proveedores.
✔ Envía un mensaje o correo de confirmación con detalles exactos.
✔ Usa un grupo de WhatsApp con el equipo y proveedores clave.
📌 Tip: Usa SEVEM para programar recordatorios automáticos de confirmación con cada proveedor.
📖 Referencia: Eventbrite – Cómo coordinar proveedores eficientemente
Error #4: No tener un cronograma detallado
Ejemplo de error:
❌ El fotógrafo llega tarde porque no sabía exactamente a qué hora debía empezar.
Ejemplo de cronograma bien estructurado:
✅ Cada proveedor recibe un horario detallado con su hora de llegada, montaje y finalización.
🎯 Cómo evitarlo:
✔ Crea un itinerario preciso con tareas minuto a minuto.
✔ Asigna tiempos de margen para imprevistos.
✔ Comparte el cronograma con todos los involucrados.
📌 Tip: Usa SEVEM para generar cronogramas digitales que todos los proveedores puedan ver en tiempo real.
📖 Referencia: BizBash – La importancia de un itinerario detallado en eventos
Error #5: No delegar tareas y querer hacerlo todo solo
Ejemplo de error:
❌ El organizador intenta manejar invitados, proveedores y logística al mismo tiempo, lo que genera caos.
Ejemplo de gestión eficiente:
✅ Cada área del evento tiene un responsable claro (decoración, catering, sonido, atención a los invitados).
🎯 Cómo evitarlo:
✔ Asigna roles a tu equipo y define quién se encargará de cada aspecto del evento.
✔ Crea un grupo de comunicación interna con los responsables de cada área.
✔ Confía en tu equipo y delega tareas específicas.
📌 Tip: Usa SEVEM para asignar tareas y dar seguimiento en tiempo real sin necesidad de llamadas o mensajes constantes.
📖 Referencia: Harvard Business Review – Cómo delegar de manera efectiva
Error #6: No tener control del presupuesto y gastar más de lo planeado
Ejemplo de error:
❌ El cliente aprobó un presupuesto de $10,000, pero al final el evento costó $12,500.
Ejemplo de control de presupuesto:
✅ Registro detallado de cada gasto con notificaciones si se excede el límite.
🎯 Cómo evitarlo:
✔ Define un presupuesto inicial con el cliente y ajústalo conforme a los servicios contratados.
✔ Usa una herramienta de control financiero para llevar registro de cada pago y gasto.
✔ Revisa regularmente los costos con los proveedores para evitar sorpresas.
📌 Tip: Usa SEVEM para registrar pagos y controlar el presupuesto de cada evento.
📖 Referencia: Forbes – Cómo administrar un presupuesto de eventos
Resultados de Carolina después de optimizar su planificación
Antes:
❌ Los proveedores llegaban tarde por falta de confirmación.
❌ No tenía un plan de emergencia para imprevistos.
❌ Perdía tiempo y energía tratando de manejar todo sola.
Después:
✅ Redujo un 80% los errores al usar cronogramas detallados.
✅ Logró eventos más fluidos al delegar tareas correctamente.
✅ Mejoró su control financiero y evitó gastos inesperados.
🔥 Conclusión: Planificar bien no es solo tener una lista de tareas, sino anticipar problemas y tener soluciones listas.
🔹 Con SEVEM puedes:
✔ Confirmar proveedores automáticamente sin llamadas de última hora.
✔ Organizar cronogramas digitales accesibles para todo el equipo.
✔ Controlar presupuestos y gastos sin desbordarte.
🚀 ¿Listo para planificar eventos sin errores? Usa SEVEM y evita problemas antes de que ocurran.
