🎭 El organizador que hacía todo a mano y terminó agotado
María era una organizadora de eventos con años de experiencia. Sabía cómo manejar clientes, negociar con proveedores y asegurarse de que todo saliera perfecto.
📉 Pero su método de trabajo era lento y agotador.
- Hacía presupuestos en Excel y tardaba horas en cada cotización.
- Coordinaba proveedores por WhatsApp, pero olvidaba confirmar detalles clave.
- Enviaba contratos en PDF y esperaba días para que los clientes los imprimieran y firmaran.
Después de un evento donde casi se olvidan las sillas del banquete, se dio cuenta de que necesitaba optimizar su proceso.
💡 Los mejores organizadores de eventos no trabajan más, sino que trabajan mejor con herramientas digitales.
Aquí te mostraré 10 herramientas digitales que te ayudarán a planificar eventos sin estrés y con máxima eficiencia.
1. SEVEM – La plataforma todo en uno para organizadores de eventos
📌 ¿Por qué usar SEVEM?
✅ Centraliza clientes, cotizaciones, pagos y contratos en un solo lugar.
✅ Automatiza el seguimiento de prospectos y la gestión de eventos.
✅ Te permite organizar todo sin depender de múltiples herramientas.
🎯 Ejemplo de cómo SEVEM optimiza la planificación:
✔ En lugar de enviar cotizaciones manualmente, SEVEM las genera en segundos con diseño profesional.
✔ En lugar de hacer seguimiento a cada cliente uno por uno, SEVEM automatiza los recordatorios y seguimientos por WhatsApp y correo.
📌 Tip: Usa SEVEM para gestionar todos tus eventos sin perder detalles ni clientes.
📖 Referencia: Forbes – Cómo los CRM mejoran la eficiencia empresarial
2. Google Calendar – Nunca olvides una fecha importante
📌 ¿Para qué sirve?
✅ Te ayuda a organizar todas tus reuniones, eventos y recordatorios en un solo calendario digital.
✅ Puedes programar alertas para reuniones con clientes y proveedores.
✅ Se sincroniza con tu celular para que recibas notificaciones en tiempo real.
🎯 Ejemplo de uso:
✔ Un organizador de bodas configuró alertas para recordar cuándo debía confirmar flores, catering y música.
✔ Evitó olvidos y pudo delegar tareas con su equipo.
📌 Tip: Usa Google Calendar sincronizado con SEVEM para no perder nunca una cita con clientes o proveedores.
📖 Referencia: Harvard Business Review – Cómo mejorar la gestión del tiempo
✅ 3. Trello – Organiza cada evento por tareas y fechas límite
📌 ¿Para qué sirve?
✅ Divide cada evento en tareas y sub-tareas.
✅ Permite ver el estado de cada tarea (Pendiente, En proceso, Completada).
✅ Facilita la colaboración con el equipo.
🎯 Ejemplo de uso:
✔ Un organizador de eventos corporativos usó Trello para coordinar con su equipo las tareas antes del evento.
✔ Cada miembro sabía exactamente qué debía hacer y cuándo.
📌 Tip: Crea un tablero de Trello para cada evento con listas de tareas organizadas por fechas.
📖 Referencia: Trello – Guía para organizar eventos
4. Zoom / Google Meet – Reuniones con clientes sin perder tiempo
📌 ¿Para qué sirve?
✅ Permite hacer reuniones virtuales con clientes sin perder tiempo en traslados.
✅ Facilita la comunicación con proveedores en diferentes ubicaciones.
✅ Puedes compartir pantalla para mostrar cotizaciones y propuestas.
🎯 Ejemplo de uso:
✔ Un organizador de eventos cerró un contrato con un cliente de otra ciudad sin necesidad de reunirse físicamente.
📌 Tip: Usa Google Meet o Zoom para hacer presentaciones visuales y mostrar opciones de decoración en vivo.
📖 Referencia: HubSpot – Cómo hacer reuniones efectivas por videollamada
✅ 5. WhatsApp Business – Atención inmediata para clientes
📌 ¿Por qué usarlo?
✅ Automatiza respuestas para consultas frecuentes.
✅ Permite crear catálogos de servicios y paquetes.
✅ Facilita el seguimiento de clientes sin que tengas que responder manualmente cada mensaje.
🎯 Ejemplo de uso:
✔ Un organizador de fiestas infantiles configuró respuestas automáticas en WhatsApp para enviar cotizaciones instantáneamente.
📌 Tip: Usa SEVEM para automatizar seguimientos en WhatsApp y no perder clientes interesados.
📖 Referencia: WhatsApp Business – Guía oficial
6. Canva – Diseña propuestas y materiales visuales atractivos
📌 ¿Para qué sirve?
✅ Crea cotizaciones con diseño profesional sin necesidad de un diseñador.
✅ Diseña invitaciones, flyers y materiales promocionales.
✅ Ofrece plantillas fáciles de editar.
🎯 Ejemplo de uso:
✔ Un organizador de bodas creó una presentación visualmente atractiva para sus clientes con fotos de eventos anteriores y una propuesta personalizada.
📌 Tip: Usa Canva para diseñar tu branding y diferenciarte de la competencia.
📖 Referencia: Canva – Cómo diseñar propuestas de eventos
7. Google Forms – Recopila información de clientes fácilmente
📌 ¿Para qué sirve?
✅ Permite crear formularios para entender mejor las necesidades de los clientes.
✅ Puedes enviar encuestas de satisfacción después del evento.
✅ Facilita la recolección de información de los invitados (por ejemplo, menú, restricciones dietéticas, etc.).
🎯 Ejemplo de uso:
✔ Un organizador de bodas usó Google Forms para que los novios indicaran qué tipo de decoración preferían y qué proveedores ya tenían confirmados.
📌 Tip: Usa Google Forms integrado con SEVEM para registrar clientes automáticamente.
📖 Referencia: Google Forms – Guía de uso
✅ 8. DocuSign – Firma de contratos digitales en segundos
📌 ¿Por qué usarlo?
✅ Permite a los clientes firmar contratos desde su celular o computadora.
✅ Acelera el proceso de reserva de fechas.
✅ Evita la necesidad de reuniones físicas solo para firmar documentos.
🎯 Ejemplo de uso:
✔ Un organizador de eventos logró que los clientes firmaran contratos en minutos en lugar de esperar días para que los imprimieran y enviaran escaneados.
📌 Tip: Usa SEVEM para generar contratos y enviarlos automáticamente con opción de firma digital.
📖 Referencia: DocuSign – Cómo la firma electrónica agiliza las ventas
Resultados de María después de usar herramientas digitales
Antes:
❌ Perdía horas haciendo cotizaciones manuales.
❌ Se le olvidaban detalles porque no tenía un sistema claro.
❌ Sus clientes tardaban en firmar contratos, retrasando las reservas.
Después:
✅ Ahorro 8 horas a la semana automatizando tareas con SEVEM.
✅ Cerró contratos en menos de 24 horas con firma digital.
✅ Gestionó múltiples eventos sin estrés gracias a herramientas de organización.
🔥 Conclusión: La tecnología no reemplaza tu talento, pero sí te permite organizar más eventos con menos esfuerzo.
🚀 ¿Listo para optimizar tu planificación de eventos? Usa SEVEM y estas herramientas para ahorrar tiempo y aumentar tus ventas.
