🎭 El organizador que lo hacía todo, pero terminó agotado
Alejandro era un organizador de eventos talentoso y con una agenda llena de clientes. Su negocio crecía, pero había un problema: su método de trabajo no escalaba.
📉 Tenía tantos eventos al mismo tiempo que empezó a cometer errores.
- Duplicó reservas por no llevar un control claro de fechas.
- Se confundió con proveedores y olvidó coordinar el catering de una boda.
- Respondía tarde a clientes porque tenía demasiadas tareas pendientes.
A pesar de su esfuerzo, los problemas comenzaron a afectar su reputación y su estrés se volvió insoportable.
💡 Hasta que entendió que no podía organizar más eventos con el mismo sistema desordenado.
Aquí te mostraré cómo gestionar múltiples eventos sin perder el control, evitando errores y optimizando tu tiempo.
Paso 1: Usa un software de gestión en lugar de notas y correos dispersos
Alejandro trataba de llevar su agenda en libretas, WhatsApp, correos y Excel, pero esto lo hacía perder información clave.
Ejemplo de gestión desorganizada:
❌ Notas de clientes en hojas de papel que se pierden.
❌ Fechas de eventos guardadas en diferentes archivos sin sincronización.
❌ No saber cuántos pagos estaban pendientes.
Ejemplo de gestión eficiente con software:
✅ CRM especializado en eventos con:
✔ Lista de clientes y estado de cada evento en un solo lugar.
✔ Fechas bloqueadas y confirmadas sin errores.
✔ Automatización de pagos y recordatorios.
🎯 Por qué funciona?
✔ Evita la sobrecarga mental de recordar todo manualmente.
✔ Reduce errores por información perdida o desactualizada.
✔ Permite manejar más eventos sin aumentar el caos.
📌 Tip: Usa SEVEM para organizar clientes, contratos y pagos de manera automática.
📖 Referencia: Forbes – Beneficios de la digitalización en la gestión empresarial
Paso 2: Organiza cada evento con un cronograma detallado
Alejandro solía confiar en su memoria para saber qué hacer en cada evento, lo que lo llevaba a cometer errores.
Ejemplo de mala planificación:
❌ Recordar tareas «de memoria» sin un documento claro.
❌ Dejar confirmaciones para el último momento.
❌ No tener tiempos definidos para cada proveedor.
Ejemplo de cronograma efectivo:
✅ Plan de trabajo estructurado con:
✔ Lista de tareas por día y responsable asignado.
✔ Fechas límite para confirmar proveedores.
✔ Horario detallado del evento minuto a minuto.
🎯 Por qué funciona?
✔ Garantiza que cada detalle esté cubierto antes del evento.
✔ Reduce imprevistos de último momento.
✔ Permite delegar tareas con claridad.
📌 Tip: Usa SEVEM para generar cronogramas automáticos y compartirlos con tu equipo.
📖 Referencia: Harvard Business Review – La importancia de la planificación estratégica
Paso 3: Usa un calendario sincronizado para evitar solapamientos
Alejandro no tenía un sistema claro para registrar fechas, lo que hizo que doble reservar un día para dos eventos distintos.
Ejemplo de error común:
❌ Llevar las fechas en un cuaderno o en notas dispersas.
❌ No bloquear días ocupados en un calendario compartido.
❌ Confirmar eventos sin verificar disponibilidad.
Ejemplo de solución con calendario digital:
✅ Google Calendar sincronizado con SEVEM:
✔ Eventos organizados con colores y etiquetas por tipo de cliente.
✔ Bloqueo automático de fechas reservadas.
✔ Alertas antes de cada evento y reunión con clientes.
🎯 Por qué funciona?
✔ Evita errores de doble reserva.
✔ Permite organizar mejor los tiempos entre eventos.
✔ Asegura que todo el equipo esté alineado con el cronograma.
📌 Tip: Configura notificaciones para recibir alertas de eventos próximos.
📖 Referencia: HBR – Cómo mejorar la gestión del tiempo con herramientas digitales
Paso 4: Automatiza pagos y contratos para evitar retrasos
Uno de los problemas de Alejandro era que los pagos se atrasaban porque no enviaba recordatorios a tiempo.
Ejemplo de problemas con pagos manuales:
❌ Enviar recordatorios de pago por WhatsApp uno por uno.
❌ No saber qué clientes habían pagado y cuáles no.
❌ Firmar contratos en papel, lo que retrasaba confirmaciones.
Ejemplo de gestión automatizada de pagos y contratos:
✅ SEVEM con:
✔ Facturación electrónica y cobros en línea.
✔ Firma de contratos digitales sin necesidad de reuniones físicas.
✔ Alertas automáticas de pagos pendientes.
🎯 Por qué funciona?
✔ Reduce atrasos y garantiza que los pagos se hagan a tiempo.
✔ Agiliza la confirmación de reservas.
✔ Evita problemas de última hora con clientes.
📌 Tip: Usa SEVEM para enviar recordatorios automáticos de pagos y contratos pendientes.
📖 Referencia: Salesforce – Cómo la automatización de pagos mejora la gestión empresarial
Paso 5: No intentes hacerlo todo solo, delega y trabaja en equipo
Alejandro intentaba manejar todo por su cuenta, lo que lo llevaba a agotarse y cometer errores.
Ejemplo de sobrecarga de trabajo:
❌ Hacer él mismo todas las tareas del evento.
❌ No confiar en su equipo para ejecutar tareas clave.
❌ No definir roles específicos dentro de su equipo.
Ejemplo de delegación efectiva:
✅ Trabajo en equipo con tareas claras:
✔ Un coordinador de proveedores que se encargue de la logística.
✔ Un asistente para manejar los detalles de cada evento.
✔ Un encargado de clientes para responder consultas rápidamente.
🎯 Por qué funciona?
✔ Reduce la carga de trabajo y el estrés.
✔ Permite manejar más eventos sin perder calidad.
✔ Hace que el negocio sea más eficiente y rentable.
📌 Tip: Usa SEVEM para asignar tareas a tu equipo y dar seguimiento en tiempo real.
📖 Referencia: Harvard Business Review – Cómo delegar efectivamente
Resultados de Alejandro después de optimizar su gestión de múltiples eventos
Antes:
❌ Se confundía con fechas y cometía errores de logística.
❌ Perdía pagos porque no llevaba un control claro.
❌ Se agotaba tratando de hacer todo solo.
Después:
✅ Redujo en un 80% los errores de planificación gracias al software de gestión.
✅ Logró manejar 3 veces más eventos sin aumentar su carga de trabajo.
✅ Mejoró la organización con su equipo, delegando tareas y automatizando procesos.
🔥 Conclusión: Manejar múltiples eventos no significa trabajar más, sino trabajar mejor con herramientas digitales y un sistema claro.
🔹 Con SEVEM puedes:
✔ Llevar el control de todos tus eventos sin errores.
✔ Automatizar pagos y contratos para evitar retrasos.
✔ Delegar tareas y trabajar de manera más eficiente con tu equipo.
🚀 ¿Listo para organizar más eventos sin perder el control? Optimiza tu gestión con SEVEM y escala tu negocio sin estrés.
